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Informe Técnico

Informe Técnico

Con objeto de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, de Protección de Datos, BUFETE SUAREZ & ASOCIADOS SAS., el responsable del tratamiento de datos personales, así como sus encargados del tratamiento, deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No se permite el registro de bases de datos personales que no reúnan las condiciones mínimas de seguridad expuestas en el presente informe.
Las medidas de seguridad se clasifican en tres niveles de seguridad según el tipo de datos: público-semiprivado, privado y sensible. Los niveles de seguridad son acumulativos, de forma que las medidas de seguridad para datos sensibles incluyen también las medidas de
seguridad para los niveles, privado y público-semiprivado; y las medidas de seguridad para datos privados incluyen, a su vez, las del nivel público-semiprivado. La clasificación de los niveles de seguridad se realiza atendiendo a la tipología de los datos, la finalidad del tratamiento y la actividad del responsable del tratamiento (Tabla I).

Las medidas de seguridad también varían según el sistema de tratamiento de la base de datos, que puede ser automatizada, no automatizada o parcialmente automatizada.


La siguiente tabla (Tabla II) indica el nivel de seguridad y el sistema de tratamiento de las bases de datos almacenadas y tratadas por BUFETE SUAREZ & ASOCIADOS SAS.

Tabla II. Bases de datos y nivel de seguridad
Base de datosNivel de seguridadSistema de tratamiento
EmpleadosSensibleMixto
ClientesPrivadoMixto
ProveedoresPrivadoMixto
Suministros y servicioPrivadoMixto
Cobranza pre-jurídicaPrivadoMixto
Cobranza JurídicaPrivadoMixto
Campañas de mercadeo.PrivadoMixto

A continuación se exponen y describen las medidas de seguridad mínimas implantadas por BUFETE SUAREZ & ASOCIADOS SAS. Que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas III, IV, V y VI).

Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
Gestión de documentos y
soportes		Control de accesoIncidenciasPersonalManual Interno de Seguridad
1. Medidas que eviten el acceso indebido
o la recuperación de los datos que han
sido descartados, borrados o destruidos.

2. Acceso restringido al lugar donde
se almacenan los datos.

3. Autorización del responsable para
la salida de documentos o soportes
por medio físico o electrónico.

4. Sistema de etiquetado o identificación
del tipo de información.

5. Inventario de soportes.		1. Acceso de
usuarios limitado a
los datos
necesarios para el
desarrollo de sus
funciones.

2. Lista actualizada
de usuarios y
accesos
autorizados.

3. Mecanismos
para evitar el
acceso a datos con
derechos distintos
de los autorizados.

4. Concesión,
alteración o
anulación de
permisos por el
personal
autorizado		1. Registro de
incidencias:
tipo de
incidencia,
momento en
que se ha
producido,
emisor de la
notificación,
receptor de la
notificación,
efectos y
medidas
correctoras.

2. Procedimiento
de notificación
y gestión de
incidencias		1. Definición de
las funciones y
obligaciones de los
usuarios con
acceso a los datos

2. Definición de
las funciones de
control y
autorizaciones
delegadas por el
responsable del
tratamiento		1. Elaboración e
implementación del Manual
de obligado cumplimiento
para el personal.

2. Contenido mínimo: ámbito
de aplicación, medidas y
procedimientos de seguridad,
funciones y obligaciones del
personal, descripción de las
bases de datos,
procedimiento ante
incidencias, procedimiento de
copias y recuperación de
datos, medidas de seguridad
para el transporte,
destrucción y reutilización de
documentos, identificación
de los encargados del
tratamiento
Tabla IV. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos
ArchivoAlmacenamiento
de documentos		Custodia de
documentos		Identificación y autenticaciónTelecomunicaciones
1. Archivo de documentación
siguiendo procedimientos
que garanticen una correcta
conservación, localización y
consulta y permitan el
ejercicio de los derechos de
los Titulares.		1. Dispositivos
de almacenamiento
con mecanismos
que impidan el
acceso a
personas no
autorizadas.		1. Deber de diligencia y
custodia de la
persona a cargo
de documentos
durante la revisión o
tramitación de
los mismos.		1. Identificación
personalizada de usuarios
para acceder a los
sistemas de información
y verificación de su autorización.

2. Mecanismos de
identificación y autenticación; Contraseñas:
asignación, caducidad y
almacenamiento cifrado.		1. Acceso a datos
mediante redes
seguras.
Tabla V. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos
AuditoríaResponsable de
seguridad		Manual
Interno de
Seguridad		Gestión de
documentos y
soportes		Control
de acceso		Identificación
y autenticación		Incidencias
1. Auditoría ordinaria
(interna o externa) cada dos
meses.

2. Auditoría extraordinaria
por modificaciones
sustanciales en los sistemas
de información.

3. Informe de detección de
deficiencias y propuesta de
correcciones.

4. Análisis y conclusiones
del responsable de seguridad y del responsable
del tratamiento.

5. Conservación del Informe a disposición de la
autoridad.		1. Designación
de uno o varios
responsable de
seguridad.

2. Designación
de uno o varios
encargados del
control y la
coordinación de
las medidas del
Manual Interno
de Seguridad.

3. Prohibición de
delegación de la
responsabilidad
del responsable
del tratamiento
en el responsable
de seguridad.		1. Controles
periódicos de
cumplimiento		1. Registro de
entrada y
salida de
documentos y
soportes:
fecha, emisor
y receptor,
número, tipo
de
información,
forma de
envío,
responsable de
la recepción o
entrega		1. Control de
acceso al
lugar o
lugares
donde se
ubican los
sistemas
de
información		1. Mecanismo
que limite el
número de
intentos
reiterados de
acceso no
autorizados.		1. Registro de los
procedimientos de
recuperación de los
datos, persona que los
ejecuta, datos
restaurados y datos
grabados manualmente.

2. Autorización del
responsable del
tratamiento para la
ejecución de los
procedimientos de
recuperación.
Tabla VI. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos
Control de
acceso		Almacenamiento
de documentos		Copia o
reproducción		Traslado de
documentación		Gestión de
documentos
y soportes		Control de
acceso		Telecomunicaciones
1. Acceso
solo para
personal
autorizado.

2. Mecanismo
de
identificación
de acceso.

3. Registro
de accesos de
usuarios no
autorizados		1. Archivadores,
armarios u otros
ubicados en áreas
de acceso
protegidas con
llaves u otras
medidas.		1. Solo por
usuarios
autorizados.

2. Destrucción
que impida el
acceso o
recuperación
de los datos.		1. Medidas que
impidan el
acceso o
manipulación
de documentos.		1. Sistema
de
etiquetado
confidencial.

2. Cifrado
de datos.

3. Cifrado
de
dispositivos
portátiles
cuando
salgan fuera.		1. Registro
de accesos:
usuario, hora,
base de datos
a la que
accede, tipo
de acceso,
registro al
que accede.

2. Control
del registro
de accesos
por el
responsable
de seguridad.
Informe
mensual.

3. Conservación
de los datos:
2 años.		1. Transmisión de
datos mediante redes
electrónicas cifradas.
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